| Data wejścia w życie | 23/05/2026 |
| Usługodawca | Trycholog Kliniczny Marcel Kollek, NIP: 5892095514, REGON: 529885285 (w dokumencie określony jako Celloklab Technology) |
| Kontakt | Kontakt support@celloklab-technology.com |
| Adres Platformy | https://pl.celloklab-technology.com |
§1. Postanowienia ogólne
- Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z platformy SaaS „Celloklab” dostępnej pod adresem wskazanym przez Usługodawcę, w tym warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, zasady zakładania konta, korzystania z Platformy, subskrypcji, reklamacji, odpowiedzialności oraz rozwiązania umowy.
- Operatorem Platformy oraz Usługodawcą jest Celloklab Technology z siedzibą pod adresem wskazanym w metryce dokumentu.
- Usługa jest kierowana wyłącznie do przedsiębiorców oraz podmiotów prowadzących działalność zawodową lub gospodarczą w obszarze trychologii, kosmetologii, usług beauty, wellness, medycyny estetycznej, ochrony zdrowia lub usług pokrewnych. Regulamin ma charakter B2B.
- Akceptacja Regulaminu jest warunkiem koniecznym założenia Konta i korzystania z Platformy.
- Osoba zakładająca Konto oświadcza, że działa w imieniu Klienta i posiada umocowanie do akceptacji Regulaminu, zawarcia umowy o świadczenie Usług oraz zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
§2. Definicje
Pojęcie | Znaczenie |
Platforma | system informatyczny SaaS „Celloklab” służący do obsługi gabinetu, dokumentacji pacjentów, dokumentacji zdjęciowej, planów pielęgnacyjnych/zabiegowych, Portalu Pacjenta oraz funkcji pomocniczych AI. |
Klient | gabinet, klinika, salon, podmiot leczniczy, podmiot kosmetologiczny, trychologiczny lub inny przedsiębiorca korzystający z Platformy. |
Użytkownik | pracownik, współpracownik lub inna osoba, której Klient nadał dostęp do Platformy. |
Pacjent | osoba fizyczna, której dane są wprowadzane do Platformy przez Klienta lub na jego polecenie. |
Portal Pacjenta | część Platformy umożliwiająca Pacjentowi dostęp do wybranych informacji udostępnionych przez Klienta, w szczególności planów, zaleceń, dokumentacji zdjęciowej, komunikatów i informacji o wizytach. |
Moduł AI | funkcjonalność wspierająca analizę danych, zdjęć lub dokumentacji oraz przygotowanie podsumowań, sugestii i materiałów pomocniczych dla Użytkownika. |
DPA | umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana pomiędzy Klientem jako administratorem danych a Usługodawcą jako podmiotem przetwarzającym. |
Dane treningowe | dane, w tym dane pacjentów, dokumentacja zdjęciowa, opisy, wyniki, metadane i treści wprowadzane do Platformy, wykorzystywane do rozwoju, walidacji, testowania, trenowania |
§3. Zakres Usług
- Usługodawca świadczy usługę dostępu do Platformy wspierającej prowadzenie gabinetu, w szczególności: zakładanie profili pacjentów, prowadzenie kartoteki, dokumentowanie wizyt, archiwizację zdjęć trychoskopowych lub zdjęć skóry i włosów, tworzenie zaleceń, planów pielęgnacyjnych i zabiegowych, planowanie wizyt, komunikację z Pacjentem oraz udostępnianie Portalu Pacjenta.
- Zakres dostępnych funkcji zależy od wybranego planu subskrypcyjnego oraz aktualnej konfiguracji Platformy.
- Platforma nie zastępuje samodzielnej oceny zawodowej Użytkownika, nie jest podmiotem leczniczym i nie świadczy usług medycznych, kosmetologicznych ani trychologicznych na rzecz Pacjentów Klienta.
- Klient odpowiada za zgodność usług świadczonych Pacjentom z przepisami prawa, zakresem własnych uprawnień zawodowych, standardami zawodowymi oraz treściami wprowadzanymi do Platformy.
§4. Rejestracja i oświadczenia Klienta
Przy rejestracji Klient składa następujące oświadczenia i akceptacje, które mogą być odebrane w formie checkboxów, logu systemowego lub innego trwałego zapisu elektronicznego:
- akceptacja Regulaminu Świadczenia Usług;
- akceptacja DPA jako integralnego elementu współpracy;
- potwierdzenie, że Klient jest administratorem danych osobowych swoich Pacjentów;
- potwierdzenie, że Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający dane Pacjentów na polecenie Klienta, z zastrzeżeniem samodzielnych celów przetwarzania Usługodawcy opisanych w Polityce Prywatności;
- zgoda na korzystanie z podprocesorów wskazanych w dokumentacji Platformy oraz na mechanizm aktualizacji listy podprocesorów;
- potwierdzenie, że korzystanie z Platformy stanowi udokumentowane polecenie przetwarzania danych przez Usługodawcę w zakresie niezbędnym do wykonania Usługi;
- potwierdzenie, że Klient posiada lub zapewni odpowiednie podstawy prawne do wprowadzania danych Pacjentów do Platformy, w tym danych dotyczących zdrowia, zdjęć oraz dokumentacji wizyt;
- akceptacja zasad działania Modułu AI, w tym jego pomocniczego charakteru;
- akceptacja zasad wykorzystywania danych do rozwoju, testowania, walidacji, trenowania i ulepszania modeli AI oraz funkcji analitycznych Platformy;
- zgoda na otrzymywanie komunikatów technicznych, organizacyjnych, bezpieczeństwa i subskrypcyjnych;
- zgoda na otrzymywanie faktur elektronicznych;
- opcjonalna zgoda marketingowa, jeśli Klient ją wyrazi.
System powinien zapisywać co najmniej: identyfikator Klienta, dane osoby akceptującej, datę i godzinę, adres IP, wersję dokumentów, zakres zgód oraz identyfikator zdarzenia akceptacji.
§5. Zasady korzystania z Platformy
- Klient zobowiązuje się korzystać z Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem, Regulaminem, DPA, dokumentacją techniczną oraz obowiązującymi przepisami prawa.
- Klient zobowiązuje się zapewnić, że Użytkownicy posiadają odpowiednie uprawnienia i kompetencje do wprowadzania danych oraz obsługi Pacjentów.
- Klient odpowiada za prawidłowe nadawanie i odbieranie dostępów Użytkownikom oraz za poufność loginów i haseł.
- Zakazane jest wprowadzanie do Platformy treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich lub danych, których Klient nie jest uprawniony przetwarzać.
- Klient nie może udostępniać Konta osobom trzecim ani wykorzystywać Platformy do działań naruszających bezpieczeństwo, integralność lub dostępność Usługi.
§6. Subskrypcje, płatności i faktury
- Dostęp do Usługi jest płatny zgodnie z aktualnym Cennikiem, ofertą lub zamówieniem zaakceptowanym przez Klienta.
- Klient może korzystać z miesięcznego, rocznego lub innego okresu rozliczeniowego, jeśli został przewidziany w ofercie.
- Płatności mogą być realizowane za pośrednictwem operatora płatności, przelewem bankowym lub inną metodą udostępnioną przez Usługodawcę.
- W przypadku braku terminowej płatności Usługodawca może ograniczyć lub zablokować dostęp do Konta po uprzednim wezwaniu do zapłaty i bezskutecznym upływie terminu wskazanego w wezwaniu.
- Faktury są wystawiane w formie elektronicznej i przesyłane na adres e-mail Klienta lub udostępniane w panelu. Jeśli obowiązkowe stosowanie KSeF będzie miało zastosowanie, faktury będą wystawiane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
§7. Dane osobowe i DPA
- W zakresie danych osób reprezentujących Klienta, osób kontaktowych i Użytkowników Platformy administratorem danych jest Usługodawca.
- W zakresie danych Pacjentów administratorem danych jest Klient, a Usługodawca działa co do zasady jako podmiot przetwarzający na podstawie DPA.
- DPA stanowi integralną część relacji prawnej pomiędzy Klientem a Usługodawcą i jest zawierana elektronicznie przez akceptację dokumentu przy rejestracji lub aktywacji Platformy.
- Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych, ról stron, kategorii danych, podprocesorów, bezpieczeństwa, audytu, retencji oraz zakończenia współpracy określa DPA i Polityka Prywatności.
§8. Moduł AI i wykorzystywanie danych do trenowania
- Moduł AI ma charakter pomocniczy i informacyjny. Nie jest wyrobem medycznym, nie służy do samodzielnego diagnozowania, leczenia ani podejmowania decyzji terapeutycznych.
- Wyniki, sugestie, podsumowania i analizy generowane przez Moduł AI wymagają każdorazowej oceny i zatwierdzenia przez Użytkownika. Klient odpowiada za ostateczną interpretację, zalecenia, decyzje terapeutyczne, dokumentację i komunikację z Pacjentem.
- Klient przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że dane wprowadzane do Platformy, w tym dane Pacjentów, zdjęcia, opisy, metadane, dokumentacja i rezultaty pracy Użytkowników, mogą być wykorzystywane przez Usługodawcę do rozwoju, testowania, walidacji, trenowania i ulepszania modeli AI oraz funkcji analitycznych Platformy.
- Wykorzystanie danych do celów wskazanych powyżej odbywa się w zakresie określonym w DPA, Polityce Prywatności i konfiguracji Platformy. Usługodawca stosuje środki ograniczające identyfikowalność osób, w szczególności pseudonimizację, separację danych, kontrolę dostępu, szyfrowanie oraz anonimizację tam, gdzie jest to możliwe dla danego celu technologicznego.
- Klient zobowiązuje się zapewnić wobec Pacjentów odpowiednią podstawę prawną, klauzulę informacyjną oraz wymagane zgody lub oświadczenia, jeśli są konieczne dla wykorzystania danych Pacjentów do celów rozwoju i trenowania AI.
§9. Portal Pacjenta
- Klient może aktywować Pacjentowi dostęp do Portalu Pacjenta poprzez utworzenie profilu Pacjenta i wysłanie zaproszenia lub udostępnienie innej metody aktywacji przewidzianej w Platformie.
- Pacjent korzysta z Portalu Pacjenta na podstawie odrębnego Regulaminu Portalu Pacjenta.
- Klient decyduje, które dane, zdjęcia, plany, zalecenia, dokumenty lub komunikaty są udostępniane Pacjentowi w Portalu Pacjenta.
- Usługodawca odpowiada za techniczne działanie Portalu Pacjenta w zakresie przewidzianym Regulaminem i wybranym planem Usługi, natomiast Klient odpowiada za treść merytoryczną informacji udostępnianych Pacjentowi.
§10. Wymagania techniczne i bezpieczeństwo
- Do korzystania z Platformy wymagane jest urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna wersja przeglądarki Chrome, Safari, Firefox lub Edge oraz aktywne konto e-mail.
- Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do charakteru Platformy, w szczególności szyfrowanie transmisji, szyfrowanie danych identyfikacyjnych, kontrolę dostępu, kopie zapasowe, logi systemowe i separację danych Klientów.
- Planowane przerwy techniczne będą komunikowane z wyprzedzeniem, o ile charakter prac na to pozwala.
- Usługodawca może czasowo ograniczyć dostęp do Platformy w celu usunięcia awarii, wykonania pilnych prac bezpieczeństwa lub przeciwdziałania naruszeniom.
§11. Reklamacje i wsparcie
- Reklamacje dotyczące działania Platformy można zgłaszać drogą elektroniczną na adres e-mail Usługodawcy.
- Zgłoszenie powinno zawierać dane Klienta, opis problemu, datę wystąpienia, zrzuty ekranu lub inne informacje umożliwiające analizę zgłoszenia.
- Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od otrzymania kompletnego zgłoszenia, chyba że sprawa wymaga dodatkowej analizy technicznej.
§12. Rozwiązanie umowy i eksport danych
- Klient może zrezygnować z subskrypcji zgodnie z zasadami wybranego planu. Rezygnacja skutkuje zakończeniem dostępu z końcem opłaconego okresu rozliczeniowego, chyba że strony ustalą inaczej.
- Usługodawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: braku płatności mimo wezwania; naruszenia bezpieczeństwa Platformy; udostępniania Konta osobom nieuprawnionym; wykorzystywania Platformy do działań bezprawnych; naruszenia DPA; wprowadzania danych bez wymaganych podstaw prawnych; rażącego naruszenia Regulaminu.
- Po zakończeniu umowy Klient ma prawo do eksportu danych w terminie wskazanym w DPA lub dokumentacji Platformy. Po tym terminie dane mogą zostać usunięte lub zanonimizowane zgodnie z DPA, z zastrzeżeniem kopii zapasowych i obowiązków prawnych.
§13. Własność intelektualna
- Wszelkie prawa do Platformy, kodu źródłowego, interfejsu, znaków towarowych, dokumentacji technicznej, algorytmów, modeli AI oraz materiałów Usługodawcy należą do Usługodawcy lub jego licencjodawców.
- Klient otrzymuje niewyłączną, niezbywalną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z Platformy przez okres aktywnej subskrypcji, wyłącznie na potrzeby własnej działalności.
- Klient zachowuje prawa do danych, treści i dokumentacji wprowadzonych do Platformy, z zastrzeżeniem uprawnień Usługodawcy do ich przetwarzania zgodnie z Regulaminem, DPA, Polityką Prywatności oraz zaakceptowanymi zgodami.
§14. Zmiany Regulaminu
- Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku zmiany funkcji Platformy, zmiany prawa, zmiany modelu bezpieczeństwa, zmiany płatności, dodania funkcji AI lub potrzeby doprecyzowania postanowień.
- Klient zostanie poinformowany o zmianie z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, chyba że zmiana ma charakter techniczny, porządkowy, korzystny dla Klienta albo wymaga krótszego terminu ze względów bezpieczeństwa lub prawa.
- Dalsze korzystanie z Platformy po wejściu zmian w życie oznacza akceptację zmienionego Regulaminu, chyba że Klient wypowie umowę przed tą datą.
§15. Postanowienia końcowe
- W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
- Spory wynikające z Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
- Załącznikami do Regulaminu są w szczególności: DPA, Polityka Prywatności, Regulamin Portalu Pacjenta, aktualna lista podprocesorów, cennik lub oferta oraz dokumentacja techniczna udostępniona Klientowi.